Tips om je administratie zo eenvoudig mogelijk te maken

Het bijhouden van de administratie bij een bedrijf is niet een van de meest favoriete klusjes. Toch is het iets wat wel moet gebeuren. Het is namelijk erg belangrijk om goed geordend te werk te gaan en geen fouten te maken. De administratie hoeft echter helemaal niet zo moeilijk te zijn. Benieuwd hoe je ook jouw administratie een fluitje van een cent kan maken? Bekijk dan onderstaande tips om het zo makkelijk mogelijk te maken. 

Plan een vaste dag in

Als je de administratie geen leuke taak vindt, is het ook logisch dat je het voor je uit blijft schuiven. Er komt dan altijd wel iets tussendoor wat belangrijker is om te doen. Om te zorgen dat je je administratie toch bijhoudt, is het daarom slim om een vast moment in te plannen. Plan elke week een vast tijdstip in waarop je aan je administratie gaat zitten. Het grote voordeel hiervan is dat je je er ook de rest van de week geen zorgen om hoeft te maken. 

Veel tijd besparen met automatisering 

Tegenwoordig zijn er een hoop technologische snufjes om het werk een stuk te vergemakkelijken. Met speciale software is het mogelijk om een groot deel van je administratie te automatiseren. Zo kun je bijvoorbeeld je facturering compleet automatiseren. Door gebruik te maken van passende software is het mogelijk om facturen automatisch te genereren en te verwerken. Dit bespaart niet alleen veel tijd, maar voorkomt ook menselijke fouten. Daarnaast is het mogelijk om in hetzelfde softwarepakket je financiële, logistieke en salarisadministratie te regelen. Hierdoor heb je altijd je gehele administratie op orde en bespaar je een hoop tijd.

Bewaar je administratie digitaal

Naast automatisering is het sowieso verstandig om je administratie te digitaliseren. Dit kan een hoop tijd schelen, aangezien niet alles meer op papier geregeld hoeft te worden. Het is hierbij natuurlijk wel belangrijk dat je zorgt voor een goed back-up systeem, zodat je niet opeens al je administratie kwijt kunt raken. 

Een geordende mailbox

Een belangrijk onderdeel van je administratie zijn de tientallen mails die dagelijks binnenkomen. Een groot onderdeel van deze mails zijn vaak facturen of belangrijke contracten. Als je een hoop e-mails op een dag krijgt, kan het slim zijn om een aparte map aan te maken met al de administratieve mails. Hierdoor is de kans een stuk kleiner dat je facturen of andere administratieve zaken kwijtraakt in de berg van mail.