Wij zijn open, bel: 088 11 55 605 of gebruik het contact formulier

Hoe houd je alles geordend voor de boekhouder

Hoe houd je alles geordend voor de boekhouder

Bij een onderneming hoort ook een administratie voor de nodigde belastingaangifte. Voor het laatste kun je gelukkig een boekhouder in de arm nemen die alles een stuk overzichtelijker én gemakkelijker voor je maakt. Het enige wat jij verder hoeft te doen is orde scheppen en houden in je bedrijfsadministratie, zodat je boekhouder efficiënt kan werken. Hoe je deze zaken op orde houdt? Wij geven je tips.

Bonnenbende

Ook al ben je zelf geen ster in het bijhouden van je administratie, probeer dan in ieder geval alles netjes te bewaren. Zo kan de boekhouder alles makkelijk ordenen en efficiënter werken. Stop bonnetjes gelijk in een kistje, postvak, of bewaar ze in een plastic hoesje in een map. Zo hoef jij niet op het laatste moment nog in alle haast allerlei tassen en laadjes langs om alle bonnetjes te verzamelen.

Excel

Heb je een kleine onderneming en verstuur en ontvang je maar een paar facturen per maand of jaar? Houd dan een overzicht bij via een Excelbestand. Hier noteer je de inkomsten en uitgaven, offertenummers en een overzicht van de gemaakte uren. Maak er een gewoonte van om minstens twee keer per maand dit document bij te werken. Het bestand stuur je van tevoren naar je boekhouder of zet je op een usb-stick, zodat er eventuele aanpassingen kunnen worden gemaakt door de boekhouder zelf.

Facturen

Wanneer je bijna verzuipt in de facturen, is het handig om een ander systeem te hanteren. Het is namelijk ook mogelijk om online te boekhouden. Voor een bepaald bedrag per maand kun je bankafschriften, facturen, offertes, bonnetjes en overige afschriften uploaden en met elkaar koppelen. De boekhouder kijkt dit overzicht dan samen met jou na en verwerkt dit in de belastingaangifte.

Planning

Het kan niet vaak genoeg gezegd worden: houd een goede planning bij en begin op tijd. Je kunt er voor kiezen om bijvoorbeeld elk kwartaal een reminder per mail te ontvangen van de Belastingdienst wanneer het weer tijd is voor de Btw-aangifte. Wil je graag hulp van je boekhouder bij deze aangifte? Voorkom dat je boekhouder helemaal volgeboekt zit en maak op tijd een afspraak voor hulp bij je belastingaangifte.

Bakkensysteem

Wanneer je ook thuis verantwoordelijk bent voor de privéadministratie, zal het bakkensysteem je vast niet onbekend voorkomen. Dit is één van de systemen die vooral boekhouders aanraden om overzicht te houden in je financiële administratie. Zoals de naam al zegt, houd je orde in de financiële administratie door middel van een aantal bakken. Hierbij geven je alvast een voorbeeld hoe je dit systeem zou kunnen hanteren in je zakelijke administratie:

  • Bak 1: Bankafschriften
  • In deze bak bewaar je alle bankafschriften van je zakelijke rekening. Ontvang je deze afschriften alleen via de digitale snelweg? Maak dan een ‘bakkensysteem’ op je computer. Of print alle facturen uit. Denk hierbij ook aan de fiscale bewaarplicht. Lees verder voor meer informatie over deze bewaarplicht.

  • Bak 2: Kassabonnen
  • Voor al je bonnen met uitgaven op zakelijk gebied.

  • Bak 3: Urenadministratie en gerelateerde correspondentie
  • Houd een overzicht bij met de gemaakte uren voor je onderneming. Voeg hier ook alle correspondentie rondom je opdrachtgevers aan toe. Je kunt er ook voor kiezen om hier de contracten van je opdrachtgevers aan toe te voegen, anders geef je ze een plekje in bak 5.

  • Bak 4: Inkomende facturen
  • Alle facturen die je zelf hebt gemaakt als onderneming. Heb je opdrachten uitbesteed? Dan horen ook deze facturen thuis in deze bak.

  • Bak 5: Uitgaande facturen
  • De rekeningen die je stuurt naar je klanten en andere opdrachtgevers.

Zoals je ziet, heb je met dit systeem al gauw een stapel met bakken. Het is natuurlijk ook mogelijk om een paar van bovenstaande opties samen te voegen, zodat de stapel wat kleiner wordt. Het is maar net wat jij prettig vindt, zolang jij de administratie overzichtelijk houdt voor jezelf en voor je boekhouder.

Niet alleen ordenen, maar ook bewaren

Daarnaast is het niet alleen noodzakelijk om je fiscale administratie goed op orde te houden, maar ook om deze te bewaren. Dit heeft te maken met de fiscale bewaarplicht die de Belastingdienst hanteert. De fiscale bewaarplicht houdt in dat je over een periode van zeven jaar alle basisgegevens bewaart rondom je financiële administratie. Informeer bij je boekhouder of de Belastingdienst over wat deze bewaarplicht nou precies inhoudt.

Vraag duidelijkheid

Niet per se een tip om orde te houden voor je boekhouder, maar meer voor jezelf. Vraag duidelijkheid. Tijdens een afspraak doet je boekhouder zijn uiterste best om alles zo helder mogelijk uit te leggen. Begrijp je iets niet? Voel je dan niet bezwaard om duidelijkheid te vragen. Het gaat tenslotte om de financiën van je bedrijf. Geef jezelf daarnaast ook de tijd om dingen te begrijpen. Werken bovenstaande tips niet voor jou? Vraag ook in dit geval aan je boekhouder meer advies voor het bijhouden van je financiële administratie.